La segnalazione, registrazione e comunicazione dei mancati infortuni e delle situazioni pericolose sono essenziali per garantire che il processo di gestione e risoluzione venga realmente attivato. La fase più importante è la segnalazione: deve essere trasmessa tempestivamente a tutte le figure coinvolte e deve generare un feedback, così da avviare correttamente il processo.
Il feedback è uno strumento fondamentale nella gestione delle situazioni pericolose e dei mancati infortuni. Rappresenta la risposta dell’organizzazione alla segnalazione del lavoratore e può avvenire in diverse fasi: presa in carico della segnalazione, aggiornamenti sul suo avanzamento ed esito finale.
Un feedback tempestivo e costante rafforza il rapporto tra lavoratore e organizzazione, favorisce il coinvolgimento e aumenta il senso di appartenenza al gruppo di lavoro.
Questo processo contribuisce a sviluppare responsabilità, motivazione e partecipazione attiva, incoraggiando i lavoratori a segnalare incidenti, situazioni rischiose e a proporre suggerimenti utili, che saranno poi valutati da personale competente.
I moduli utilizzati per segnalazioni e feedback devono essere chiari, completi e comprensibili, in modo da permettere al lavoratore di fornire informazioni utili sulle condizioni che hanno portato al mancato infortunio o alla situazione rischiosa.